Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ REPLAICHAT

Date d’entrée en vigueur : 30/07/2026
Dernière mise à jour : 30/07/2026

La présente Politique explique comment ReplAiChat traite les données à caractère personnel dans le cadre de son site et de son Service.

1. Identité du responsable du traitement

Contact : hello@replaichat.com

2. Rôles en matière de protection des données

2.1. ReplAiChat agit en qualité de responsable du traitement pour :

a) les comptes utilisateurs ;

b) la facturation ;

c) les demandes commerciales ;

d) les demandes d’assistance ;

e) la sécurité du Service ;

f) l’administration du Site ;

g) les communications concernant ReplAiChat.

2.2. ReplAiChat agit en qualité de sous-traitant lorsque le Client utilise le Service pour traiter les données de ses visiteurs, prospects, clients, abonnés ou autres Utilisateurs finaux.

2.3. Dans ce second cas, le Client détermine les finalités et les moyens essentiels du traitement et doit adresser aux personnes concernées sa propre information.

3. Données traitées

ReplAiChat peut traiter les catégories suivantes.

3.1. Données de compte

a) nom et prénom ;

b) adresse électronique ;

c) numéro de téléphone, s’il est fourni ;

d) organisation et fonction ;

e) identifiant du compte ;

f) préférences et paramètres ;

g) historique de connexion ;

h) rôles et autorisations.

3.2. Données contractuelles et de paiement

a) Abonnement choisi ;

b) montant, devise et statut du paiement ;

c) identifiant de transaction ;

d) adresse de facturation ;

e) informations fiscales et professionnelles ;

f) historique des factures et remboursements.

ReplAiChat ne conserve pas nécessairement le numéro complet de la carte bancaire, qui est traité par le prestataire de paiement.

3.3. Données techniques

a) adresse IP ;

b) navigateur et système d’exploitation ;

c) type d’appareil ;

d) langue ;

e) date et heure ;

f) journaux d’activité ;

g) événements de sécurité ;

h) pages consultées ;

i) cookies et identifiants de session.

3.4. Contenu du Service

a) adresses de sites et pages sélectionnées ;

b) documents et fichiers ;

c) base de connaissances ;

d) instructions et scénarios ;

e) conversations ;

f) messages générés ;

g) évaluations et corrections ;

h) données d’intégration ;

i) statistiques d’utilisation.

3.5. Données des Utilisateurs finaux

Selon la configuration du Client :

a) contenu des messages ;

b) nom ou coordonnées collectés par le Client ;

c) identifiant de messagerie ;

d) historique de conversation ;

e) informations relatives à une demande, un produit ou une commande ;

f) fichiers volontairement transmis ;

g) date, heure et source de la conversation ;

h) statut du prospect ou de la demande.

4. Finalités et bases légales

ReplAiChat traite les données pour les finalités suivantes.

4.1. Exécution du contrat

a) création et administration du compte ;

b) fourniture du Service ;

c) facturation ;

d) assistance ;

e) gestion des Abonnements ;

f) communications opérationnelles.

4.2. Intérêt légitime

a) sécurité du Service ;

b) prévention de la fraude ;

c) amélioration des performances ;

d) diagnostic des erreurs ;

e) défense des droits du Prestataire ;

f) statistiques internes raisonnablement nécessaires.

4.3. Consentement

a) prospection facultative ;

b) cookies non essentiels ;

c) fonctionnalités optionnelles nécessitant un consentement ;

d) autres traitements pour lesquels le consentement constitue la base appropriée.

4.4. Obligation légale

a) comptabilité et fiscalité ;

b) demandes légalement valables des autorités ;

c) conservation imposée par la loi ;

d) respect des obligations réglementaires.

4.5. Traitement pour le compte du Client

Les données des Utilisateurs finaux sont traitées selon les instructions documentées du Client et le Data Processing Addendum.

5. Utilisation de l’intelligence artificielle

5.1. ReplAiChat utilise des composants d’intelligence artificielle pour rechercher des informations dans la base de connaissances, analyser le contexte et générer une réponse.

5.2. Le système est conçu pour séparer les coordonnées et identifiants directs du contexte transmis au composant d’intelligence artificielle.

5.3. Le composant d’intelligence artificielle ne dispose pas d’un accès direct :

a) à la base complète des profils ;

b) aux fiches de prospects ;

c) aux coordonnées enregistrées ;

d) aux données de paiement ;

e) aux clés et jetons d’intégration ;

f) aux comptes administratifs.

5.4. Le contexte transmis peut comprendre :

a) le texte du message après les opérations de suppression ou de masquage prévues par l’architecture ;

b) des extraits de la base de connaissances ;

c) les instructions du chatbot ;

d) un identifiant technique ne permettant pas au composant d’identifier la personne.

5.5. Si une personne saisit volontairement des informations personnelles dans un champ de texte libre, ReplAiChat applique les mesures de filtrage prévues par son architecture. Aucun système automatisé ne peut toutefois garantir la détection parfaite de chaque information saisie sous une forme imprévisible.

5.6. Les réponses générées peuvent être enregistrées dans la base de données ReplAiChat avec la conversation correspondante.

5.7. Les Données du Client ne sont pas utilisées afin d’entraîner un modèle accessible au public sans accord exprès distinct.

5.8. Le chatbot doit indiquer à l’Utilisateur final qu’il interagit avec un système d’intelligence artificielle.

6. Lieu de traitement et transferts internationaux

6.1. La base de données principale contenant les données du Service est hébergée sur un serveur situé en Fédération de Russie.

6.2. Pour les données transférées depuis l’Espace économique européen vers la Fédération de Russie, le transfert doit être encadré par un mécanisme conforme au chapitre V du RGPD.

6.3. Selon le rôle des parties, ce mécanisme peut comprendre :

a) les Clauses Contractuelles Types adoptées par la Commission européenne ;

b) un Data Processing Addendum ;

c) une analyse d’impact du transfert ;

d) des mesures techniques, contractuelles et organisationnelles complémentaires.

6.4. Les informations relatives au mécanisme applicable peuvent être demandées à privacy@replaichat.com.

6.5. Lorsque les données sont réellement anonymisées de manière irréversible avant leur transmission, elles ne permettent plus l’identification d’une personne. Les données uniquement pseudonymisées restent protégées par la réglementation applicable.

7. Destinataires et sous-traitants

Les données peuvent être accessibles, dans la mesure nécessaire, aux catégories suivantes :

a) hébergeurs et fournisseurs d’infrastructure ;

b) prestataires de paiement ;

c) services de messagerie électronique ;

d) outils d’assistance ;

e) prestataires de sécurité et de surveillance ;

f) conseillers juridiques, comptables et fiscaux ;

g) autorités compétentes lorsqu’une obligation légale l’impose.

La liste des sous-traitants ultérieurs est disponible à l’adresse [lien vers la liste des sous-traitants].

Le Client est informé des changements substantiels concernant les sous-traitants ultérieurs conformément au Data Processing Addendum.

8. Durées de conservation

Sauf obligation légale ou accord différent :

a) compte : pendant sa durée d’existence, puis jusqu’à 30 jours ;

b) données de facturation : pendant la durée légale applicable ;

c) conversations : selon les paramètres ou l’Abonnement du Client ;

d) données d’assistance : jusqu’à 24 mois après la clôture de la demande ;

e) journaux de sécurité : jusqu’à 12 mois, sauf incident ;

f) sauvegardes : jusqu’à 90 jours après la suppression principale ;

g) prospects commerciaux : jusqu’à trois ans après le dernier contact pertinent, sauf opposition antérieure.

Le Client doit définir une durée de conservation adaptée aux données de ses propres Utilisateurs finaux.

9. Droits des personnes

Lorsque ReplAiChat agit comme responsable du traitement, la personne peut demander :

a) l’accès à ses données ;

b) leur rectification ;

c) leur effacement ;

d) la limitation du traitement ;

e) leur portabilité lorsque les conditions sont réunies ;

f) l’opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime ;

g) le retrait du consentement ;

h) des informations relatives aux transferts ;

i) l’exercice des droits relatifs aux décisions automatisées lorsque ces règles s’appliquent.

Les demandes doivent être adressées à privacy@replaichat.com.

ReplAiChat peut demander des informations raisonnables afin de vérifier l’identité du demandeur.

Lorsque la demande concerne un chatbot d’un Client, ReplAiChat peut transmettre la demande au Client concerné.

La personne peut également déposer une réclamation auprès de la CNIL ou de l’autorité de contrôle compétente de son pays.

10. Prospection commerciale

10.1. Les communications marketing de ReplAiChat sont adressées sur une base légale appropriée.

10.2. Chaque destinataire peut se désinscrire au moyen du lien prévu ou en contactant ReplAiChat.

10.3. Les messages opérationnels concernant un compte, un paiement, un incident ou une modification contractuelle ne constituent pas nécessairement une communication publicitaire.

10.4. Le Client est responsable de la légalité des communications envoyées à ses propres contacts au moyen du Service.

11. Cookies

11.1. Les cookies strictement nécessaires peuvent être utilisés sans consentement lorsqu’ils sont indispensables au fonctionnement ou à la sécurité.

11.2. Les cookies d’analyse, de personnalisation ou de publicité nécessitant un consentement ne sont activés qu’après le choix de l’utilisateur.

11.3. Le refus doit être aussi accessible que l’acceptation.

11.4. Le choix peut être modifié à tout moment depuis le gestionnaire de cookies.

11.5. Les informations détaillées sont présentées dans la Politique relative aux cookies.

12. Sécurité

ReplAiChat met en œuvre des mesures adaptées aux risques, pouvant comprendre :

a) contrôle des accès ;

b) séparation des environnements ;

c) protection des secrets et jetons ;

d) chiffrement des communications ;

e) sauvegardes ;

f) journalisation des événements ;

g) surveillance des incidents ;

h) gestion des vulnérabilités ;

i) limitation des accès administratifs.

La liste doit correspondre aux mesures effectivement mises en œuvre.

13. Violations de données

13.1. ReplAiChat examine les incidents affectant la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité des données.

13.2. Lorsqu’il agit comme sous-traitant, ReplAiChat informe le Client concerné sans retard injustifié après avoir confirmé une violation de données personnelles.

13.3. Lorsqu’il agit comme responsable du traitement, ReplAiChat effectue les notifications aux autorités et aux personnes concernées lorsque la loi l’exige.

14. Mineurs et données sensibles

14.1. Le Service est destiné aux professionnels adultes.

14.2. Le Client ne doit pas configurer le chatbot pour collecter des données sensibles, biométriques, médicales, financières détaillées ou relatives à des mineurs sans base légale appropriée et accord préalable du Prestataire.

15. Modifications

La présente Politique peut être modifiée afin de refléter une évolution du Service, de l’infrastructure ou des obligations légales.

Les modifications substantielles sont signalées par un moyen approprié avant leur entrée en vigueur.

16. Contacts

Contact confidentialité : hello@replaichat.com